Configurar um canal de e-mail
Ligue a caixa de e-mail da empresa ao Collabe para enviar, receber e responder mensagens sem sair da plataforma.
Enquanto o e-mail do comercial vive no Outlook e o histórico do cliente vive no CRM, ninguém consegue responder uma pergunta simples: o que já foi combinado com essa pessoa. Configurar um canal resolve isso — as mensagens passam a entrar e sair pelo Collabe, e ficam no histórico junto com o resto.
Um canal é uma caixa de e-mail conectada. Você pode ter vários, um por área, cada um com o seu próprio remetente e a sua própria lista de quem pode usar.
Antes de começar
- Ser administrador do grupo — a tela de canais fica nas configurações de estratégia.
- Um endereço de e-mail válido e com acesso ativo no provedor. Não use um alias que não recebe.
- A senha da conta, ou os dados de SMTP e IMAP, conforme a política de segurança da sua empresa.
- Saber quais pessoas vão operar esse canal — você define isso na configuração.
Passo a passo
- Acesse Estratégia → Canais de E-mail no menu principal. A tela lista os canais já configurados para o grupo.
- Clique em Adicionar Canal. Se ainda não houver nenhum, a própria tela mostra o convite para começar.
- Escolha o provedor: Google/Gmail, Microsoft/Outlook, Yahoo Mail, iCloud Mail, servidor próprio via SMTP/IMAP, ou o provedor Collabe.
- Clique em Criar Canal e informe as credenciais da conta.
- Preencha os campos de configuração do canal e defina os usuários com acesso.
- Salve e faça um envio de teste antes de liberar o canal para o time.
Independentemente do provedor escolhido, o Collabe já organiza sozinho os dados básicos da conexão. Você não precisa procurar endereço de servidor nem número de porta antes de começar.
O que o canal passa a fazer
Conectado, o canal usa os protocolos SMTP e IMAP do seu provedor para enviar e receber mensagens, sincronizar as conversas e centralizar o atendimento dentro da plataforma.
Os campos da configuração
- Nome do Canal — só para organização interna. Ninguém de fora enxerga.
- Nome do Remetente — é o que aparece para quem recebe o e-mail.
- E-mail de Envio — o endereço que envia e recebe as mensagens.
- Usuários com Acesso — quem pode usar o canal no dia a dia.
Testar antes de liberar
Depois de salvar, confirme quatro coisas nesta ordem:
- O canal aparece na lista de canais configurados.
- Um envio de teste sai da plataforma.
- A mensagem chega na caixa do destinatário.
- A resposta do destinatário retorna para dentro do Collabe.
O quarto item é o que mais escapa. Enviar funciona quase sempre; é o retorno que revela problema de IMAP.
Boas práticas
- Use e-mail corporativo, não a conta pessoal de quem configurou. Quando a pessoa sai, o canal continua.
- Crie um canal por área. Comercial, suporte e financeiro misturados na mesma caixa viram fila sem dono.
- Dê nome claro ao canal. Você vai escolher entre eles toda vez que enviar.
- Restrinja o acesso quando o canal tratar assunto sensível.
- Revise a lista de usuários com acesso de tempos em tempos, principalmente depois de mudança de time.
Problemas comuns
A senha da conta é recusada na hora de conectar
Muitas organizações bloqueiam login por senha em aplicativos externos. Nesse caso o caminho não é insistir na senha: peça ao time de TI os dados de SMTP e IMAP da conta e use a opção de servidor próprio.
Os e-mails saem, mas as respostas não aparecem no Collabe
Envio usa SMTP e recebimento usa IMAP — são conexões diferentes, e uma pode funcionar sem a outra. Confira os dados de IMAP e se a conta tem esse acesso liberado no provedor.
O cliente recebe o e-mail com um nome errado
O que aparece para quem recebe é o Nome do Remetente, não o Nome do Canal. Volte na configuração do canal e ajuste esse campo.
Alguém do time não consegue enviar por esse canal
A pessoa provavelmente não está em Usuários com Acesso. Edite o canal e inclua quem precisa operar.